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UFC e você contra o mosquito

Mais transparência e apoio à gestão: Painéis Estratégicos da UFC são incrementados com novos dados sobre a Instituição

Qual a trajetória do orçamento da Universidade Federal do Ceará na década que passou? Quanto dele foi executado no último ano? Quantos servidores foram contratados? Qual o número de estudantes que concluíram a graduação na UFC? Que convênios a UFC estabelece com instituições estrangeiras? Quantos contratos de estágio foram assinados? A resposta a essas perguntas está a poucos cliques de qualquer interessado no site dos Painéis Estratégicos da UFC, lançado em agosto de 2020, por ocasião do primeiro aniversário da atual gestão da Universidade. Agora, a UFC amplia o alcance dessa ferramenta e passa a ofertar à sociedade mais dados estatísticos sobre a sua atuação.

Imagem: logomarca do site dos Painéis Estratégicos da UFC

Considerados um marco histórico na gestão institucional da UFC, os painéis fornecem desde dados financeiros e orçamentários até informações estratégicas da graduação, gestão de pessoas, internacionalização, planejamento e governança. Para além da transparência para com a sociedade, eles auxiliam os gestores da Instituição na tomada de decisões e na superação de desafios. Esse mecanismo, inclusive, recebeu recentemente elogios do superintendente regional da Controladoria-Geral da União (CGU) no Ceará, Giovanni Pacelli, em reunião virtual com a administração superior da UFC.

A importância dos painéis está relacionada à capacidade de compartilhamento das informações de forma objetiva, confiável e estratificada para os públicos interno e externo. Amparados em plataforma de Business Intelligence (BI), são capazes de incorporar dados de maneira mais clara e rápida, agilizando o trabalho dos gestores. Por outro lado, oferecem ao cidadão mais interatividade com as informações institucionais, disponibilizando filtros que colaboram para que o usuário obtenha a resposta de seu interesse.

PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO – Entre as novidades disponibilizadas nos painéis de Planejamento, o usuário agora encontra a chamada Cadeia de Valor da UFC, um instrumento aprovado e validado pelo Comitê de Governança da Universidade. Ela representa as atividades de relevância estratégica da organização. Também passa a ser acessível o Modelo de Negócios UFC, referente a 2020, que detalha a lógica de criação, entrega e captura do valor de uma organização, ou seja, uma descrição mais minuciosa do fluxo mapeado pela Cadeia de Valor.

Outra inovação é o painel do Plano Anual de Contratações (PAC), um conjunto de todas as contratações que a UFC pretende realizar para o exercício financeiro subsequente, incluindo renovações. Esse painel apresenta uma visão geral, bem como comparações e análises, entre os três PAC's já elaborados pela UFC, de 2020, 2021 e 2022. Além desses, está em processo de implementação o painel para Acompanhamento das Ações do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2018-2022, com análises e linhas temporais.

Segundo o administrador Anderson Santos, presidente do Grupo de Trabalho (GT) responsável por definir padronizações e regras de utilização dos painéis de informações gerenciais, esse tipo de ferramenta representa "um grande avanço no processo de tomada de decisão da UFC, tendo em vista que são relatórios ricos em informações estratégicas da Instituição, atualizadas em tempo real e que auxiliam os gestores das mais diversas áreas a compreenderem melhor sua realidade a partir de análises, métricas e indicadores", define.

Para Anderson, os painéis apresentam informações claras e objetivas sobre o funcionamento da Universidade, seu planejamento, ações, projetos, iniciativas, utilização de recursos e resultados, o que contribui para o fortalecimento do princípio da transparência organizacional. "Recentemente, começamos a monitorar e coletar os dados de acesso dos usuários ao site Painéis Estratégicos da UFC, a fim de extrairmos o perfil desses usuários, suas origens, em qual horário o site é mais acessado, dentre outras informações e métricas. E constatamos que, apenas nos três primeiros dias de coleta de dados, houve 396 acessos de seis países diferentes: Brasil, Estados Unidos, Angola, Alemanha, Portugal e Luxemburgo. O que demonstra mais uma importante função desse projeto: a internacionalização das principais informações da Universidade", atesta.

"Esse projeto chancela a visão e o comprometimento da gestão superior com a inovação, governança, transparência e internacionalização, princípios norteadores presentes no PDI da UFC", acrescenta Roberta Queirós, coordenadora de Planejamento e Gestão Estratégica da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) e integrante do GT responsável pela criação dos painéis.

Roberta também acredita que, por ser um processo que exige o conhecimento da atual situação de uma instituição, o planejamento busca, a priori, entender os contextos internos e externos dessa organização. "Nesse sentido, os painéis estratégicos da UFC representam uma fonte poderosa de informações na construção do planejamento institucional da Universidade. Somente a partir disso é possível definir a visão de futuro, os objetivos e metas, bem como as ações ou iniciativas estratégicas para o alcance dos resultados planejados da Instituição", vislumbra.

Imagem: gráfico com a evolução da dotação orçamentária da UFC ao longo dos anos

GRADUAÇÃO – No caso da Graduação, este ano foi acrescentado o painel de Acompanhamento Interno, com informações sobre oferta de disciplinas e turmas semestrais, assim como quantitativos de matrículas, supressões, reprovações e aprovações por turma, curso e unidade acadêmica. Lá também foi disponibilizado o levantamento situacional dos cursos de graduação quanto aos seus projetos pedagógicos.

No contexto da pandemia de covid-19, segundo o Prof. Rafael Bráz, titular da Coordenadoria de Planejamento, Informação e Comunicação (COPIC) da Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) e responsável pelos painéis de Graduação, o assunto que parece ter maior interesse dos usuários é o acompanhamento interno das turmas ofertadas, principalmente quanto ao número de matrículas e supressões.

Segundo o Prof. Rafael, até o fim do semestre letivo 2021.1 será disponibilizado um painel sobre processos seletivos liderados pela PROGRAD, com informações do Sistema de Seleção Unificada (SISU) e outras seleções internas. "O painel chegou em um momento imprescindível para a UFC, uma vez que a Universidade se torna mais transparente e planeja ações importantes, que exigem o conhecimento de especificidades da dinâmica da graduação. É uma ferramenta bastante útil para os coordenadores de curso identificarem alguns desafios de seu curso e, mais importante, os solucionarem", considera.

GESTÃO DE PESSOAS – Aos poucos, as consultas referentes a quantitativo de pessoal, por cargo ou lotação, foram se extinguindo em processos internos, por e-mail ou até mesmo telefone. Esse é apenas um indicativo de que os painéis de Gestão de Pessoas estão cumprindo seu objetivo, acredita o assessor técnico Rafael de Freitas Pereira, da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP). "Os painéis contam com atualização periódica, buscando trazer facilidade em pesquisas e decisões da gestão", informa.

Ele conta que, ainda em 2020, foi lançado o painel de transparência e prestação de contas do quadro de pessoal da Universidade. "E, até o fim de maio, será publicada a primeira versão do Painel de Gestão PROGEP, contendo os dados referentes ao Relatório de Gestão da pró-reitoria". Rafael explica que a Assessoria Técnica da PROGEP é responsável pela atualização dos dados dos painéis por já possuir acesso às principais informações extraídas dos sistemas estruturantes do Governo Federal. Internamente, para a atualização do PDI, feita de forma trimestral, são realizadas consultas aos setores responsáveis pelas ações, que passam a compartilhar os dados a ser disponibilizados nos painéis. "Para o futuro Painel de Gestão, as unidades passarão a encaminhar mensalmente as informações para a Assessoria", adianta.

Técnico de tecnologia da informação, ele enxerga a ferramenta de BI como "um grande avanço". Para Rafael, "trata-se de uma ferramenta que permite maior transparência da gestão para a comunidade e que também reduz o número de pesquisas anteriormente respondidas por processos, aumentando, assim, a eficiência das nossas equipes", acredita.

INTERNACIONALIZAÇÃO – Dados sobre convênios da UFC com instituições estrangeiras, mobilidades acadêmicas e programas internacionais, como o Estudantes-Convênio de Graduação (PEC-G) e o Estudantes-Convênio de Pós-Graduação (PEC-PG), são disponibilizados nos painéis de Internacionalização. Segundo Fabiano Gadelha de Freitas, assessor de tecnologia da informação responsável por coletar os dados da Pró-Reitoria de Relações Internacionais e Desenvolvimento Institucional (PROINTER), ali estão "informações que eram e são recorrentemente solicitadas à PROINTER pelo e-SIC [Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão]", informa.

Para o assessor, "através das visualizações é muito mais prático mostrar para um usuário que determinada informação está relacionada a outra, que um determinado indicador sofreu queda ou subiu ao longo dos anos. Essas conclusões são bem difíceis de se obter de maneira rápida olhando para uma planilha. Podemos dizer que os painéis levam para outro nível a expressão de que uma imagem vale mais que mil palavras", considera Fabiano.

Imagem: gráfico apresenta a evolução do Índice Geral de Cursos (IGC) da UFC

EXTENSÃO E NOVOS PAINÉIS – Em março deste ano, foi adicionado um espaço no site dos Painéis Estratégicos para o grupo dos painéis de Extensão. Até que seja preenchido com informações sobre projetos e outras ações da área, os interessados têm acesso a dados sobre os contratos e atendimentos da Agência de Estágios da UFC, onde é possível conferir a progressão quantitativa dos estágios em geral e a distribuição dessas atividades por curso e unidade acadêmica, por exemplo.

"Os demais painéis da PREX estão sendo estruturados, principalmente, com informações sobre o número de ações de extensão desenvolvidas e sua caracterização, público beneficiado pelas ações de extensão, parcerias institucionais envolvidas e produção acadêmica gerada", adianta o Prof. Alysson Amorim, titular da Coordenadoria de Articulação Intercampi da PREX e responsável pelos painéis da área.

Segundo ele, o banco de dados da pró-reitoria já está em fase de estruturação e atualização e, portanto, em junho deve ocorrer o lançamento dos novos painéis da PREX. "O projeto de implantação dos painéis da PREX é uma ação prioritária desta pró-reitoria. Conduzimos esse projeto com a máxima prioridade por considerarmos sua importância para a divulgação da extensão universitária da UFC", afirma o professor.

No caso dos painéis de Extensão, conforme o Prof. Alysson, os dados que serão ali disponibilizados permitirão conhecer o que a UFC está fazendo em prol da sociedade, no âmbito da extensão universitária, "dando maior visibilidade a estas ações e permitindo que mais pessoas identifiquem projetos de seu interesse e passem a participar destas iniciativas, retroalimentando todo o processo", considera. "Além disso, para a comunidade acadêmica, os benefícios estão relacionados à melhoria da gestão dos projetos de extensão, com ênfase no apoio à tomada de decisões", acrescenta o Prof. Alysson.

Além dos novos painéis de Extensão, em breve serão publicados os de Governança, que já se encontram disponibilizados no site da Secretaria de Governança (SECGOV) da UFC. Outros painéis estão em desenvolvimento e também serão veiculados nos próximos meses, como os da Superintendência de Infraestrutura e Gestão Ambiental (UFC Infra), da Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE) e da Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG), ampliando cada vez mais a transparência da gestão da Universidade.

Fontes: Roberta Queirós e Anderson Santos, da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração – e-mail: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

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